Przewodnik po obowiązkach, strukturze i dobrych praktykach dokumentacyjnych
W pracy pedagoga specjalnego skuteczne wsparcie ucznia nie kończy się na sali lekcyjnej czy gabinecie terapeutycznym – równie ważne jest prowadzenie rzetelnej dokumentacji. To dzięki niej można nie tylko planować działania indywidualne, ale też komunikować się z zespołem specjalistów, monitorować postępy ucznia i dokumentować realizację zaleceń wynikających z orzeczeń lub opinii poradni.
W artykule przedstawiamy, co powinna zawierać dokumentacja pedagoga specjalnego oraz jak prowadzić ją zgodnie z przepisami i z sercem – czyli z myślą o realnym wsparciu ucznia.
1. Dlaczego dokumentacja jest tak ważna?
- Chroni interesy dziecka i pedagoga. Dobrze prowadzona dokumentacja pozwala udokumentować działania podejmowane na rzecz ucznia.
- Umożliwia współpracę specjalistów. Dzięki niej wszyscy członkowie zespołu ucznia mają dostęp do rzetelnych informacji.
- Jest podstawą planowania indywidualnych form wsparcia.
- Jest wymagana prawnie. Przepisy prawa oświatowego i wewnętrzne regulaminy szkół zobowiązują do prowadzenia określonych form dokumentacji.
2. Rodzaje dokumentów prowadzonych przez pedagoga specjalnego
Poniżej przedstawiamy najczęściej wymagane i praktycznie wykorzystywane dokumenty:
📁 1. Karta indywidualnych potrzeb ucznia (KIPU)
Podstawowy dokument opracowywany na podstawie opinii/orzeczenia z poradni psychologiczno-pedagogicznej. Zawiera informacje o potrzebach ucznia, jego mocnych stronach, trudnościach i wskazaniach do pracy.
📁 2. WOPFU – Wielospecjalistyczna Ocena Poziomu Funkcjonowania Ucznia
Ocenia funkcjonowanie ucznia w sferze poznawczej, emocjonalno-społecznej, komunikacyjnej, motorycznej i samoobsługowej. Jest podstawą do przygotowania IPET-u.
📁 3. IPET – Indywidualny Program Edukacyjno-Terapeutyczny
Najważniejszy dokument planistyczny. Zawiera cele edukacyjne i terapeutyczne, formy i metody pracy, zasady oceniania, zalecenia do zajęć rewalidacyjnych i inne dostosowania.
📁 4. Dokumentacja zajęć rewalidacyjnych
- Plany pracy na rok / semestr / miesiąc.
- Dziennik zajęć rewalidacyjnych (zapis tematów, frekwencji, form pracy, obserwacji).
- Ewaluacje postępów ucznia (najlepiej co pół roku).
📁 5. Raporty i opinie pedagogiczne
Sporządzane na potrzeby wewnętrzne szkoły, zespołów wsparcia, konsultacji z rodzicami i do poradni. Pomagają w ocenie efektów pracy i podejmowaniu decyzji edukacyjnych.
📁 6. Karty obserwacji
Systematyczne zapisy dotyczące funkcjonowania dziecka. Mogą obejmować: komunikację, emocje, relacje społeczne, samodzielność, zachowania trudne. Stanowią materiał do analiz i wniosków.
📁 7. Dokumentacja współpracy z rodzicami i zespołem
Notatki ze spotkań, protokoły zespołów ds. pomocy psychologiczno-pedagogicznej, ustalenia działań, formy wsparcia domowego.
3. Czego NIE powinno zabraknąć w dokumentacji?
✅ Obserwacji opartych na faktach, nie ocenach.
✅ Jasno sformułowanych celów pracy z uczniem.
✅ Regularnej ewaluacji i wniosków.
✅ Przykładów sytuacyjnych (np. jak uczeń reaguje na zmiany, stres, sukces).
✅ Indywidualnego podejścia – nie kopiowania gotowców.
4. Jak dokumentować działania zgodnie z prawem?
Pedagog specjalny powinien znać i stosować się do następujących aktów prawnych:
- Rozporządzenie MEN z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie warunków organizowania kształcenia specjalnego.
- Ustawa Prawo Oświatowe (z późn. zm.).
- Rozporządzenie MEN w sprawie zasad udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej.
- Statut szkoły i wewnętrzne procedury.
5. Dokumentacja a uczeń ze spektrum autyzmu
W przypadku uczniów z ASD dokumentacja powinna uwzględniać:
- trudności w zakresie komunikacji i relacji społecznych,
- potrzeby sensoryczne i emocjonalne,
- konieczność przewidywalności i rutyny,
- zalecenia do stosowania metod alternatywnej komunikacji (AAC, PECS, gesty),
- sposoby reagowania w sytuacjach trudnych (meltdown, shutdown),
- strategie wyciszające i regulacyjne.
6. Jak uprościć i zautomatyzować pracę?
🧩 Stosuj checklisty i gotowe szablony do uzupełniania kart obserwacji, IPET-u i dziennika zajęć.
📊 Używaj edytowalnych dokumentów Google / Word – łatwiejsze współdzielenie z zespołem.
📂 Twórz katalogi roczne / semestralne dla każdego ucznia.
📅 Ustal harmonogram przeglądu dokumentów – np. raz w miesiącu krótka aktualizacja WOPFU lub planu zajęć.
Przykładowe szablony IPET, WOPFU, dziennika zajęć rewalidacyjnych i karty obserwacji ucznia z ASD
📘 Szablon dziennika zajęć rewalidacyjnych
Imię i nazwisko ucznia:
Klasa / grupa:
Rodzaj zajęć: (np. zajęcia rewalidacyjne z zakresu umiejętności społecznych, koncentracji uwagi, komunikacji)
Prowadzący/a:
Liczba godzin w tygodniu:
Okres dokumentacji:
🗓️ Tabela zajęć:
| Data zajęć | Temat / cel zajęć | Obszar funkcjonowania | Zastosowane metody i formy pracy | Frekwencja | Obserwacje i wnioski |
|---|---|---|---|---|---|
| 2025-09-10 | Rozpoznawanie emocji: radość | Emocjonalno-społeczny | Obrazki emocji, ćwiczenia z lustrem, rozmowa kierowana | Obecny | Dziecko spontanicznie wskazało emocję na obrazku, reagowało entuzjastycznie |
| 2025-09-17 | Trening koncentracji uwagi | Poznawczy | Gra „Znajdź różnice”, układanki logiczne | Nieobecny | – |
| 2025-09-24 | Nauka schematu dnia | Komunikacja, samoobsługa | Plansze, sekwencje obrazkowe, odgrywanie scenek | Obecny | Potrzebował wsparcia w kolejności działań; dobrze reagował na piktogramy |
Ewaluacja po miesiącu / semestrze:
- Czy uczeń realizuje cele IPET?
- Jakie strategie sprawdzają się najlepiej?
- Jakie nowe trudności lub sukcesy zostały zaobserwowane?
📄 Szablon WOPFU
Wielospecjalistyczna Ocena Poziomu Funkcjonowania Ucznia
Imię i nazwisko ucznia:
Data urodzenia:
Etap edukacyjny:
Klasa / grupa:
Podstawa do opracowania WOPFU: (np. orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego nr … z dnia …)
Data opracowania:
I. Informacje ogólne o uczniu
- Krótka charakterystyka dziecka: styl funkcjonowania, sposób komunikacji, preferencje sensoryczne, relacje społeczne.
II. Opis funkcjonowania ucznia – obszary:
🔹 Rozwój poznawczy:
(umiejętność skupienia uwagi, zapamiętywania, myślenia przyczynowo-skutkowego, logicznego wnioskowania)
🔹 Rozwój emocjonalno-społeczny:
(zdolność do regulacji emocji, reagowanie na stres, relacje z rówieśnikami i dorosłymi)
🔹 Rozwój mowy i komunikacji:
(sposób komunikowania się – werbalny, niewerbalny, alternatywny)
🔹 Motoryka duża i mała:
(sprawność ruchowa, koordynacja, samoobsługa)
🔹 Funkcjonowanie w środowisku szkolnym:
(reakcje na zmianę, przestrzeganie zasad, podejmowanie aktywności)
III. Mocne strony ucznia
- Umiejętności, które można wykorzystać w pracy dydaktycznej i wychowawczej.
IV. Obszary wymagające wsparcia
- Trudności, które mają wpływ na naukę, relacje, samoobsługę.
V. Wnioski i rekomendacje
- Wskazówki do pracy z uczniem w kontekście edukacyjnym i terapeutycznym.
Podpisy specjalistów sporządzających WOPFU:
(pedagog specjalny, psycholog, wychowawca, logopeda itp.)
📘 Szablon IPET
Indywidualny Program Edukacyjno-Terapeutyczny
Imię i nazwisko ucznia:
Etap edukacyjny / klasa:
Data opracowania IPET:
Numer orzeczenia i data wydania:
Zespół opracowujący IPET:
(imiona i funkcje członków zespołu)
I. Diagnoza funkcjonowania ucznia
(na podstawie WOPFU i orzeczenia z PPP)
II. Zakres dostosowań:
🔹 W zakresie treści i metod nauczania:
(np. ograniczenie objętości materiału, wykorzystanie pomocy wizualnych, praca etapowa)
🔹 W zakresie organizacji nauczania:
(np. miejsce w sali, zmniejszenie liczby bodźców, wyciszające przerwy)
🔹 W zakresie oceniania:
(np. ocenianie wysiłku, stosowanie kart pracy zamiast wypowiedzi ustnych)
III. Cele edukacyjne i terapeutyczne
| Obszar | Cel główny | Formy realizacji | Metody i narzędzia | Osoba odpowiedzialna | Termin realizacji |
|---|---|---|---|---|---|
| Emocjonalno-społeczny | Rozwijanie umiejętności rozpoznawania emocji | Zajęcia rewalidacyjne, bajkoterapia | Piktogramy, karty emocji | Pedagog specjalny | wrzesień–grudzień |
| Komunikacja | Rozwijanie umiejętności zadawania pytań | Trening komunikacyjny | PECS, rozmowy kierowane | Logopeda | cały rok |
IV. Zakres zajęć rewalidacyjnych i specjalistycznych
- Ilość godzin, forma, tematyka, prowadzący.
V. Współpraca z rodziną
(np. konsultacje, przekazywanie wskazówek, wspólne działania)
VI. Ewaluacja i monitoring IPET
- Terminy przeglądu IPET-u
- Wnioski z obserwacji i postępów ucznia
Podpisy członków zespołu:
(data, miejsce, podpisy)
📋 KARTA OBSERWACJI UCZNIA ZE SPEKTRUM AUTYZMU
Imię i nazwisko ucznia:
Data urodzenia:
Klasa / grupa:
Data obserwacji:
Osoba dokonująca obserwacji:
Czas trwania obserwacji:
Sytuacja / kontekst obserwacji: (np. zajęcia dydaktyczne, zabawa dowolna, przerwa, praca indywidualna)
🔎 OBSZARY OBSERWACJI I WSKAŹNIKI FUNKCJONOWANIA
1. Komunikacja (werbalna / niewerbalna / alternatywna)
| Wskaźnik | Tak / Nie / Częściowo | Uwagi, przykłady |
|---|---|---|
| Reaguje na imię | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Rozumie proste polecenia | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Wyraża potrzeby werbalnie / gestem / obrazkiem | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Nawiązuje kontakt wzrokowy | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Używa echolalii / stereotypii językowej | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo |
2. Funkcjonowanie emocjonalno-społeczne
| Wskaźnik | Tak / Nie / Częściowo | Uwagi, przykłady |
|---|---|---|
| Rozpoznaje podstawowe emocje | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Wyraża emocje w sposób adekwatny | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Inicjuje kontakt z innymi | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Reaguje na odmowę / frustrację | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Potrzebuje wsparcia w sytuacjach zmian / stresu | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo |
3. Zachowania i reakcje adaptacyjne
| Wskaźnik | Tak / Nie / Częściowo | Uwagi, przykłady |
|---|---|---|
| Przestrzega zasad w grupie | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Dostosowuje się do nowej sytuacji | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Wykazuje zachowania trudne (jakie?) | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Sporadycznie | |
| Korzysta z pomocy nauczyciela | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Potrzebuje przewidywalności i rutyny | ☐ Tak ☐ Nie |
4. Funkcjonowanie poznawcze i koncentracja uwagi
| Wskaźnik | Tak / Nie / Częściowo | Uwagi, przykłady |
|---|---|---|
| Rozwiązuje proste zadania | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Skupia uwagę przez min. 5 minut | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Reaguje na instrukcję krok po kroku | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Wykazuje zainteresowanie zadaniem | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo |
5. Motoryka i samoobsługa
| Wskaźnik | Tak / Nie / Częściowo | Uwagi, przykłady |
|---|---|---|
| Samodzielnie ubiera się / je / korzysta z toalety | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Rysuje, wycina, lepi | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Utrzymuje prawidłowy chwyt pisarski | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo | |
| Uczestniczy w aktywnościach ruchowych | ☐ Tak ☐ Nie ☐ Częściowo |
✍️ Wnioski i rekomendacje do dalszej pracy:
- …………………………………………………………………………………
- …………………………………………………………………………………
- …………………………………………………………………………………
Podpis osoby obserwującej:
Data:
……………………………………………………….
7. Najczęstsze błędy w dokumentacji pedagoga specjalnego
🚫 Przepisywanie informacji bez indywidualizacji.
🚫 Brak systematyczności i aktualizacji.
🚫 Zbyt ogólne cele lub zbyt szczegółowe bez możliwości ewaluacji.
🚫 Zaniedbanie ewaluacji i refleksji po zajęciach.
Podsumowanie
Dokumentacja prowadzona przez pedagoga specjalnego nie jest jedynie obowiązkiem administracyjnym – to narzędzie świadomej, skutecznej i zindywidualizowanej pracy z dzieckiem. Rzetelne zapisy pozwalają śledzić postępy, planować działania i wspierać ucznia zgodnie z jego realnymi potrzebami.
„To, co zapisane, zyskuje siłę – bo może być przemyślane, ulepszone i powtórzone. Dokumentacja to ślad naszej troski o rozwój dziecka.” – specjalistyczne motto pedagogów
❓ Najczęściej zadawane pytania
Czy pedagog specjalny musi prowadzić osobny dziennik?
Tak, np. dla zajęć rewalidacyjnych, terapii pedagogicznej, zajęć indywidualnych. Powinien zawierać daty, tematykę zajęć, obecność, metody pracy i krótką ewaluację.
Jak często aktualizować IPET?
Zaleca się przynajmniej raz na semestr, a zawsze w razie istotnych zmian w funkcjonowaniu dziecka.
Czy dokumentacja może być prowadzona w wersji elektronicznej?
Tak – jeśli szkoła akceptuje taką formę i zapewniona jest ochrona danych osobowych.
autyzm.life i neuroróżnorodni 