Ważne, ważniejsze niż pilne
Zaplanowanym zadaniom warto przyporządkować odpowiednią wagę. Niezwykle pomocna jest tu tak zwana macierz Eisenhowera, technika organizacji zadań wymyślona przez słynnego amerykańskiego generała.
SPRAWY
| pilne i ważne | niepilne i ważne |
| pilne i nieważne | niepilne i nieważne |
Zaproponował on podział czynności, jakie mamy do wykonania, na cztery kategorie według pilności i ważności. Do pierwszej kategorii należą zadania ważne i pilne, których nie unikniemy i nie możemy zaniedbać (np. egzaminy). Druga to rzeczy ważne, ale niepilne – dokształcanie, czy sprawy prywatne, które decydują o poczuciu szczęścia i bezpieczeństwa. W trzeciej mieszczą się sprawy pilne, lecz nieważne: spotkania, wizyty lub rozmowy telefoniczne, w których bierzemy udział ze względu na innych. Ostatnia obejmuje rzeczy nieważne i niepilne, które tylko wypełniają czas (np. oglądanie tv).
Z obserwacji amerykańskiego guru zarządzania czasem Stevena Coveya, autora głośnego również u nas poradnika „7 nawyków skutecznego działania”, wynika, że marnujemy czas i życie tkwiąc bezproduktywnie w ostatniej kategorii, podczas gdy 60% czasu i energii powinniśmy poświęcać tej drugiej – czyli zajmować się sprawami ważnymi (od których najbardziej zależy życiowy sukces), zanim staną się pilne. Jak pisze Covey, trzeba karmić możliwości i głodzić problemy. Tymczasem robimy zwykle na odwrót, gdyż często zdarza się nam błędnie brać sprawy pilne za ważne. Dzieje się tak dlatego, że te pilne kłują w oczy, domagają się, by się nimi zająć, podczas gdy za ważne i niepilne zabieramy się niechętnie, bo wymagają od nas więcej inicjatywy.
Wiele osób nie potrafi dopasować swoich zadań do odpowiedniej kategorii z innego jeszcze powodu – nie mają życiowych priorytetów, nie wytyczają sobie życiowych celów, przez co nie wiedzą, co w ich życiu jest naprawdę ważne. „jakoby wspinali się po drabinie, nie zdając sobie sprawy, iż jest ona przystawiona do niewłaściwej ściany” – napisał obrazowo Covey.
To w jakim stopniu uda się nam nad czasem zapanować, zależy od systemu wartości, temperamentu, osobowości, ale również czynników psychicznych, które jesteśmy w stanie sami kształtować. Wiele więc zależy od siły charakteru i samozaparcia, by pracować nad sobą. Tym, którzy tej wewnętrznej siły w sobie jeszcze nie mają, przyda się rada Bartłomieja Pałgana, by spróbować „zaprzyjaźnić” się z własnym czasem: jeśli będziemy go szanować, nie trwoniąc na bezsensowne zajęcia, on odwzajemni się nam tym samym i pozwoli się przeznaczyć w większej mierze na zajęcia, które lubimy i chcemy wykonywać. Nie od rzeczy byłoby także wziąć sobie do serca słowa Beniamina Franklina: „Kochasz życie? Nie trwoń więc czasu, bo ono z niego właśnie się składa” (Paweł Wrabec, art. Chcesz lepiej się organizować?, 2009)
źródło: Ja My Oni, „O sensie i jakości życia”, Poradnik Psychologiczny Polityki, Wydanie specjalne, 1/2009 Indeks 381-055
