Macierz Eisenhowera – technika grupowania zadań

Ważne, ważniejsze niż pilne

Zaplanowanym zadaniom warto przyporządkować odpowiednią wagę. Niezwykle pomocna jest tu tak zwana macierz Eisenhowera, technika organizacji zadań wymyślona przez słynnego amerykańskiego generała.

SPRAWY

pilne i ważne	niepilne i ważne
pilne i nieważne	niepilne i nieważne

Zaproponował on podział czynności, jakie mamy do wykonania, na cztery kategorie według pilności i ważności. Do pierwszej kategorii należą zadania ważne i pilne, których nie unikniemy i nie możemy zaniedbać (np. egzaminy). Druga to rzeczy ważne, ale niepilne – dokształcanie, czy sprawy prywatne, które decydują o poczuciu szczęścia i bezpieczeństwa. W trzeciej mieszczą się sprawy pilne, lecz nieważne: spotkania, wizyty lub rozmowy telefoniczne, w których bierzemy udział ze względu na innych. Ostatnia obejmuje rzeczy nieważne i niepilne, które tylko wypełniają czas (np. oglądanie tv).

Z obserwacji amerykańskiego guru zarządzania czasem Stevena Coveya, autora głośnego również u nas poradnika „7 nawyków skutecznego działania”, wynika, że marnujemy czas i życie tkwiąc bezproduktywnie w ostatniej kategorii, podczas gdy 60% czasu i energii powinniśmy poświęcać tej drugiej – czyli zajmować się sprawami ważnymi (od których najbardziej zależy życiowy sukces), zanim staną się pilne. Jak pisze Covey, trzeba karmić możliwości i głodzić problemy. Tymczasem robimy zwykle na odwrót, gdyż często zdarza się nam błędnie brać sprawy pilne za ważne. Dzieje się tak dlatego, że te pilne kłują w oczy, domagają się, by się nimi zająć, podczas gdy za ważne i niepilne zabieramy się niechętnie, bo wymagają od nas więcej inicjatywy.

Wiele osób nie potrafi dopasować swoich zadań do odpowiedniej kategorii z innego jeszcze powodu – nie mają życiowych priorytetów, nie wytyczają sobie życiowych celów, przez co nie wiedzą, co w ich życiu jest naprawdę ważne. „jakoby wspinali się po drabinie, nie zdając sobie sprawy, iż jest ona przystawiona do niewłaściwej ściany” – napisał obrazowo Covey.

To w jakim stopniu uda się nam nad czasem zapanować, zależy od systemu wartości, temperamentu, osobowości, ale również czynników psychicznych, które jesteśmy w stanie sami kształtować. Wiele więc zależy od siły charakteru i samozaparcia, by pracować nad sobą. Tym, którzy tej wewnętrznej siły w sobie jeszcze nie mają, przyda się rada Bartłomieja Pałgana, by spróbować „zaprzyjaźnić” się z własnym czasem: jeśli będziemy go szanować, nie trwoniąc na bezsensowne zajęcia, on odwzajemni się nam tym samym i pozwoli się przeznaczyć w większej mierze na zajęcia, które lubimy i chcemy wykonywać. Nie od rzeczy byłoby także wziąć sobie do serca słowa Beniamina Franklina: „Kochasz życie? Nie trwoń więc czasu, bo ono z niego właśnie się składa” (Paweł Wrabec, art. Chcesz lepiej się organizować?, 2009)

źródło: Ja My Oni, „O sensie i jakości życia”, Poradnik Psychologiczny Polityki, Wydanie specjalne, 1/2009 Indeks 381-055